5 tips voor goede IT-communicatie

Communicatietechnieken vormen helaas geen onderdeel van het curriculum van informatici, terwijl zogeheten ‘soft skills’ alleen maar belangrijker worden om een goede cultuur te creëren binnen de IT-afdeling en om de relaties tussen ‘business’ en ‘IT’ zo gesmeerd mogelijk te doen lopen. We putten even uit onze ervaring in IT-communicatie met deze tips.

Het imago van IT verbeteren kan niet met een sprint, het is eerder een marathon, waarin iedere kilometer telt. Eén serieuze misstap kan genoeg zijn om de eindmeet niet te halen. Wanneer je een communicatieplan op lange termijn opstelt, hou dan ook vast aan dat plan. Raak niet in paniek wanneer je niet meteen grote vooruitgang ziet, maar zet door. Af en toe het plan bijsturen is best OK, maar hou zeker de grote lijnen aan en wijk niet af van het einddoel dat je je stelde. 

Informatica-afdelingen hebben het zo druk dat ze vergeten stil te staan bij de successen die ze boeken. Hoe dan ook zijn informatici niet snel tevreden. Als een project voor 97% geslaagd is, blijven we toch te vaak naar die 3% kijken die niet optimaal waren. Het is dat binaire, weet je wel. Het is 1 of 0, zoiets als 0,97 ronden we af naar 0. Is er een project afgerond en zijn de eindgebruikers tevreden, vier dat dan. Geef een drink, stuur een mail om iedereen te bedanken, toon als IT-directeur of CIO dat je trots bent op wat het team verwezenlijkte.

Nodig iedereen uit om mee te communiceren over wat IT allemaal oplevert. Dat kunnen zowel de projectmanagers zijn als de mensen die de brug slaan tussen business en IT. Maar evengoed kan je de eindgebruikers zelf laten vertellen over hoe IT hen hielp om efficiënter te werken of hoe tevreden zijn over een nieuwe applicatie. Zelf merkte ik bij diverse projecten dat het bijzonder goed landt binnen een organisatie als eindgebruikers positief communiceren. Webshops laten hun klanten ook reviews schrijven of sterren geven, dus waarom zou je dat ook binnen een bedrijf niet laten doen? 

Uiteraard heb je niet altijd goed nieuws te melden. Af en toe mislukt een project of veranderen prioriteiten. Ook daarover moet je communiceren. Ga er nooit van uit dat niemand zal merken dat een project stilletjes afgevoerd wordt. Als je zelf niet voor een verklaring zorgt, dan zullen anderen dat wel voor jou doen. En je mag er zeker van zijn dat ze dan niet de boodschappen brengen die jij wou. Wees daarom eerlijk en leg duidelijk uit wat er gebeurt, waarom dat gebeurt, wat de impact er van is op de gebruikers en wat het alternatief is. 

Ik heb jarenlang in de journalistiek gewerkt, dus misschien ben ik wat bevooroordeeld. Maar ik zou toch de raad geven om ook extern te communiceren. Als je met een verhaal over je eigen IT in een blad als Data News kan komen, dan krijgt dat ook intern weerklank. Het betekent dat professionele journalisten je werk voldoende appreciëren om er in hun blad aandacht aan te besteden. Dat is toch een soort kwaliteitsmerk voor de IT van je bedrijf. Enkele jaren geleden heb ik er mee voor gezorgd dat een project bij een klant kon meedingen naar ‘ICT Project of the Year’ bij Data News. Toen het project ook de hoofdprijs wegkaapte, stelden velen binnen het bedrijf hun visie op IT bij. Ten goede.  

O ja, je hoeft dit niet allemaal zelf te doen. Je kan ook iemand extern inhuren die zich helemaal kan focussen op het communicatieprogramma, terwijl het eigen IT-team zich toelegt op de eigen taken. Mocht je zo iemand zoeken, laat maar horen. Ik ken wel zo iemand.